Hoe de wereldwijde vraagstukken van de contractmanager een verandermanager maken.
Om onze samenleving draaiende te houden, maken we dagelijks tal van afspraken met elkaar. Die afspraken helpen ons efficiënt met elkaar samen te werken en zorgen ervoor dat alle betrokken partijen het doel van de samenwerking duidelijk voor ogen hebben én houden. Om die afspraken te bestendigen, stellen we contracten op. De projecten in de infrawereld zijn complex en omvangrijk - en daarmee de contracten ook. De projectmanagers van DHM weten precies wat je in zo’n contract vastlegt, maar ook hoe je de vastgelegde afspraken beheerst. Ook al is dat soms best een uitdaging in een wereld die in hoog tempo verandert en waarin de ontwikkelingen elkaar razendsnel opvolgen.
Een duurzaam infrastructureel netwerk
Hoe kunnen we onze wegen, fiets- en voetpaden, spoor- en vaarwegen op klimaat adaptieve en circulaire wijze ontwikkelen? Hoe beperken we de CO2- en fijnstofuitstoot en borgen we tegelijkertijd de hoogwaardige kwaliteit van ons infrastructurele netwerk? Net zoals ongeveer alles in onze huidige maatschappij, is ook het contractmanagement zoals we dat van ‘oudsher’ kennen, aan verandering onderhevig. Waar opdrachtgever en -nemer voorheen de technische en juridische specificaties van een project tot in detail met elkaar konden afstemmen, is dat in een wereld in transitie niet langer mogelijk. Simpelweg omdat de wereldwijde uitdagingen, zoals de klimaatverandering en de materiaalschaarste, om een andere aanpak van projecten vragen. De infrastructurele vraagstukken van vandaag de dag vereisen flexibiliteit en creativiteit op de technische inhoud, maar zorgen ook contractueel voor de nodige uitdagingen.
Flexibiliteit binnen duidelijke kaders
Voor veel complexe vraagstukken bestaat namelijk nog geen eenduidige oplossing. Denk bijvoorbeeld aan de ambitie om uitstootvrij te bouwen, het doel om onze infrastructuur klimaatadaptief te maken of de missie om zoveel mogelijk circulair te bouwen. Stuk voor stuk abstracte doelen, die weliswaar helpen bij het realiseren van de beleidsambities, maar die tegelijkertijd de vraag oproepen hóe we dat gaan realiseren. Want met welke aanpak van bouwen realiseren we het meest klimaatadaptieve resultaat? En wat is de meest duurzame manier om emissievrij te bouwen? De kans is groot dat de technieken van nu over een paar jaar alweer achterhaald zijn. Bijvoorbeeld doordat we dan een doorbraak in de (betaalbaarheid van) groene waterstof beleven. Als we nu in een meerjarencontract vastleggen dat een machinepark volledig elektrisch moet zijn, staan we de toepassing van een schonere innovatie in de weg. Die snel veranderende realiteit zorgt ervoor dat opdrachtgever én -nemer het moeten doen met de kennis en mogelijkheden van nu en tegelijkertijd rekening moeten houden met de innovaties van de toekomst, die dan wellicht veel beter passen binnen de doelstellingen van een opdrachtgever. Tel daarbij op dat opdrachtgevers en -nemers vaak voor meerdere jaren contracten met elkaar aangegaan en je begrijpt: de contractmanager van nu moet over aardig wat flexibiliteit, creativiteit en voorstellingsvermogen beschikken. Aan hem of haar de schone taak om voldoende kaders te bieden om interpretatieverschillen te voorkomen en tegelijkertijd ruimte te bieden aan opdrachtnemers om te experimenteren met de toepassing van nieuwe technieken.
Vertrouwen als voorwaarde voor transitie
Eén van de DHM’ers die zich dagelijks bezighoudt met de veranderende rol van de contractmanager, is Jinke Steemers. Ze is vanuit DHM als Implementatiemanager Samenwerkingsovereenkomst Verhardingen betrokken bij de implementatie en doorontwikkeling van de samenwerkingsovereenkomsten van de Gemeente Amsterdam. Het doel van dit programma, waar meerdere projecten onder hangen, is om de samenwerking met opdrachtnemers te intensiveren en zo slimmer en efficiënter samen te werken aan het verduurzamen van de verhardingen binnen de Gemeente Amsterdam. Daarnaast vervult ze de rol van Lead Auditor Systeemgerichte Contractbeheersing en neemt ze plaats in het zogeheten Toetsteam Systeemgerichte Contractbeheersing van DHM. Alsof dat nog niet genoeg is om je dagen mee te vullen, haakt Jinke vanuit haar rol ook aan bij verschillende werkgroepen in het vakgebied, zoals bijvoorbeeld bij de Buyer Group Verduurzaming Wegverharding van RWS. Het zijn functienamen die voor een gemiddelde leek net zo begrijpelijk zijn als de Chinese taal, maar Jinke zelf blijft er nuchter onder. Ze legt uit dat ze “vooral kijkt waar behoefte aan is bij de opdrachtgever”. Op de vraag hoe zij aankijkt tegen de complexe situatie waarin de infrawereld zich begeeft, heeft ze een simpel, maar helder antwoord: “De belangrijkste transitie die we als sector moeten doormaken is de manier waarop we met elkaar samenwerken. In de bouw- en infrawereld wordt van oudsher alles dichtgetimmerd met contracten. Met de huidige uitdagingen die we hebben in de wereld, kunnen we niet alles vastleggen, simpelweg omdat we nog niet weten wat de beste oplossing is. Daardoor moeten we leren om weer op basis van vertrouwen met elkaar te gaan samenwerken. Om de uitdagingen het hoofd te bieden móeten we de aanpak van projecten als team aanvliegen - opdrachtgever en opdrachtnemer naast elkaar, in plaats van tegenover elkaar.”
Volgens Jinke vraagt dat ook het nodige van de contractmanager. “Inkoop is een heel krachtig instrument om ambities en beleidsdoelstellingen te realiseren. Als contractmanager ben je degene die de opdrachtgever helpt te bepalen op welke manier projecten uitgevoerd worden. Doordat je daarbij niet langer de houvast hebt van technische en juridische specificaties, moet je andere skills aan de dag leggen.” Contractmanagers van nu moeten leiderschap tonen op de onzekere randvoorwaarden van een project. Maar, hoe doe je dat: leiderschap tonen als contractmanager? Voor Jinke betekent het varen op haar kennis, ervaring, kwaliteiten, intuïtie én persoonlijkheid. “Ik doe wat intuïtief juist voelt en leg mijn persoonlijkheid erin. Dat doe ik door datgene te gebruiken wat me van nature makkelijk afgaat. Zo ben ik een echte peuteraar, altijd al geweest. Ik wil de onderste steen boven hebben en vraag net zo lang door tot me duidelijk is wat de ander bedoelt. Als je van een bepaald aspect niets weet, maar wel nieuwsgierig bent, dan helpt dat om de essentie bloot te leggen. En die essentie heb je nodig bij het opstellen van een inkoopstrategie en contract die aansluiten op de complexe werkelijkheid. Doordat je als contractmanager bovendien aansluiting zoekt bij de techniek, ontstaat er ruimte om breder te kijken, zowel voor mij als voor de technisch specialisten.” Dat breder kijken gaat onder andere over vaardigheden als omgevingssensitiviteit en redeneren vanuit het grotere plaatje. Het zijn onmisbare eigenschappen voor een contractmanager. “Om mijn werk goed te kunnen doen, is het bijvoorbeeld van belang dat ik oog heb voor en begrijp welke normen, waarden en gedragingen gelden binnen een organisatie. De cultuur heeft veel invloed op de manier waarop een opdrachtgever invulling geeft aan het inkoopbeleid en de inkoopstrategieën die daaruit voortvloeien. Ga je voorbij aan die cultuur, dan maak je het jezelf en je team onnodig lastig.” Daarnaast moet je als contractmanager nooit het doel uit het oog verliezen, flexibel kunnen omgaan met de uitdagen die je in de realiteit krijgt voorgeschoteld én moet je ervoor zorgen dat je de teams meeneemt in de kaders en randvoorwaarden die je schept binnen een contract. “Eigenlijk ben je als contractmanager continu bezig met verandermanagement”, concludeert Jinke.
Van wegtransport naar transport over water
Concrete voorbeelden van projecten waarin Jinke niet alleen als contractmanager, maar ook als verandermanager optreedt, zijn de pilots in de gemeente Amsterdam. Binnen deze pilots onderzoekt de gemeente, samen met de opdrachtnemers, de mogelijkheid om een deel van het transport over de weg te verduurzamen. “Daarnaast onderzoeken we hoe we het aantal emissievrije machines op de bouwplaats kunnen uitbreiden én hoe we transport over water kunnen realiseren”, vertelt Jinke. Een typisch voorbeeld van een project dat aanhaakt op meerdere beleidsdoelstellingen. Als deze pilots slagen en geborgd kunnen worden in nieuwe aanbestedingen, is de gemeente Amsterdam weer een stapje dichterbij het verminderen van de druk op de weg, het verduurzamen van het transport in het binnenstedelijk gebied én hebben ze een oplossing voor de problemen van ondernemers in de binnenstad, die ontstaan door de introductie van emissievrije zones. “Maar voordat het zover is, is er nog heel wat denk- en puzzelwerk aan de winkel”, vertelt Jinke. “Het is een grote transitie waar we in zitten. Zo hebben we bijvoorbeeld overslagplekken nodig, om de vracht vanaf het water op de kade te krijgen. Bovendien wil je natuurlijk dat het transport over water op een duurzame manier gebeurt en heb je te maken met de praktische belemmeringen van het werken in binnenstedelijk gebied. En dan hebben we het hele belangenspel nog niet eens genoemd. Van politiek tot bewoner en van projectteam tot aannemer: iedereen heeft er - terecht - een mening over. En met die mening moet je iets als projectteam. Kortom, transport over water is een prachtig plan, dat in de realisatie voor behoorlijk wat hoofdbrekens zorgt.” Hoe Jinke daarmee omgaat? Daarin is ze duidelijk: “Gewoon beginnen. Gelukkig laat de cultuur binnen de gemeente Amsterdam die aanpak ook toe. Ze stimuleren de innovatie en het enthousiasme, door ruimte te geven en vertrouwen te hebben in ons als team. Dat helpt enorm bij het pionieren en uitproberen. We gaan aan de slag, sturen onderweg bij en leren van de ontwikkelingen die niet blijken te werken. Dat maakt dat we continu werken aan verbetering; van onszelf, het proces en de oplossing.”
Om niet in de waan van de dag te belanden, maakt Jinke samen met haar team bewust tijd en energie vrij om de transitie met elkaar te bespreken en te evalueren. Daarbij kijken ze verder dan de huidige overeenkomsten en steken ze veel energie in de aanbestedingen die volgen op de huidige contracten. Zo zorgen ze ervoor dat ze samen continu verbeteren en met de afzonderlijke, kleine stappen in het proces op lang termijn écht een verschil maken. Dat is ook waar de leiderschapsvaardigheden van Jinke om de hoek komen kijken. Door in gesprek te blijven met het team, de interne opdrachtgevers, het MT en de projectteams creëert ze duidelijkheid in de randvoorwaarden en zorgt ze dat ze als team niet alleen blijven zwemmen, maar ook vooruit komen. “Daarbij helpt het dat ik de ruimte en het vertrouwen krijg vanuit de gemeente Amsterdam, maar ook dat ik me gesteund voel door DHM. Doordat zij het volste vertrouwen in me hebben, durf ik mezelf te zijn en nieuwe dingen te proberen bij opdrachtgevers. En voel ik de ruimte om me kwetsbaar op te stellen. Als ik het even niet meer weet, krijg ik altijd ruggensteun vanuit beide organisaties. Doordat ze vertrouwen op mijn kennis en kunde, kan ik pionieren en werken aan oplossingen die écht resultaat opleveren.”
Nieuwschierig?
Spreekt de werkwijze van DHM en brede interesse en kennis van onze medewerkers jou aan en wil je werken in een team van enthousiaste, vernieuwende denkers? Neem dan contact op met Leonie van 't Groenewolt; 06 -18 99 56 26.